drietalige management assistant (m/v) ()

Beschrijving:

Voor een marktleider binnen de sector van bedrijfsrevisoren zoeken we dringend een ervaren Management Assistent (M/V).

Het betreft een drieluik aan verantwoordelijkheden:

Management Assistant en technisch secretariaat

?

• Als Management Assistant ben je verantwoordelijk voor de volledige administratieve en organisatorischeondersteuning van de vennoten & medewerkers:
• Agendabeheer, beantwoorden van inkomende telefoongesprekken, afwerken (& lay-outen) van correspondentie (brieven, rapporten, offertes en verslagen) en mailings
• Organisatie en voorbereiding van vergaderingen
• Beheer ‘Business Travel’ (boeken van vluchten)
• Bewaken van de huisstijl
• Eenvoudige vertalingen en/of revisie van teksten, e-mailberichten, enz.
• Administratieve ondersteuning in auditdossiers (afwerken auditverslagen, opvolgingconfirmatieprocedure, …)
• Opvolging van de auditplanning
• Finaliseren (bijlagen toevoegen), elektronisch indienen en registreren van fiscale aangiften en fiches, indienen van jaarrekeningen, aanvullen van opvolgingsrapporten, enz.

Receptie

• Inkomende en uitgaande telefoongesprekken (in het Nederlands, Frans en Engels)
• Onthaal en verwelkoming van klanten, nieuwe medewerkers en stagiairs
• Up-to-date houden van de klantendatabank
• Behandeling binnenkomende en uitgaande post en faxen
• Beheer van de centrale mailbox

Office management

• Economaat (bestellingen kantoormateriaal), beheer en klassement bibliotheek, beheer archief
• Verdeling van loonfiches, verantwoordelijke checklist bij in- en uitdiensttreding, aanspreekpunt voor HR-aangelegenheden
• Beheer van de vergaderzalen (reservaties, in orde houden)
• In orde houden van de keuken, inclusief aanvullen van de voorraad
• Bestellen van gelegenheidsgeschenken
• Organisatie kleine interne events en vergaderingen, bestellingen broodjes/lunch
• Controleren van inkomende facturen en contacten met de interne boekhoudafdeling
• Contacten met de beheerder van het gebouw, de onderhoudsfirma, …
• Nemen van initiatieven ter verhoging van de efficiëntie van de kantoororganisatie, opvolgen & opstellen interne procedures

• Je hebt een relevant Bachelor diploma met enkele jaren succesvolle werkervaring binnen een gelijkaardige functie (of gelijkwaardig niveau door ervaring).
• Eén van de landstalen is je moedertaal, je beheerst de andere landstaal zowel mondeling als schriftelijk zeer goed en je hebt een goede kennis van het Engels.
• Je werkt vlot met MS Office (advanced Word, goede basis Powerpoint, minimaal basiskennis Excel).
• Je bent stressbestendig en kan de juiste prioriteiten stellen in een gevarieerd takenpakket.
• Je werkt zeer nauwgezet en met oog voor detail.
• Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en beschikt over een uitzonderlijk sterk organisatorisch vermogen.
• Je bent vlot en vriendelijk, maar ook vastberaden in de omgang met collega’s en klanten en draagt tegelijk discretie hoog in het vaandel.
• Organiseren en plannen is je tweede natuur en je weet van aanpakken. Je bent servicegericht.
• Je neemt graag initiatief, bent leergierig, anticipeert en neemt proactieve maatregelen.
• Je houdt van werken in een professionele, zakelijke omgeving.

• Een voltijdse functie voor onbepaalde duur
• Een gevarieerd takenpakket waar jij meerwaarde kan geven aan het kantoor en ons cliënteel
• Een professionele en dynamische werksfeer met enthousiaste collega’s
• Een competitief salarispakket, aangevuld met meerdere extralegale voordelen

Categorie: 

 

Geen categorie