drietalige management assistant (m/v) ()

Beschrijving:

Voor een marktleider binnen de sector van bedrijfsrevisoren zoeken we dringend een ervaren Management Assistent (M/V).

Het betreft een drieluik aan verantwoordelijkheden:

Management Assistant en technisch secretariaat

?

  • Als Management Assistant ben je verantwoordelijk voor de volledige administratieve en organisatorischeondersteuning van de vennoten & medewerkers:
  • Agendabeheer, beantwoorden van inkomende telefoongesprekken, afwerken (& lay-outen) van correspondentie (brieven, rapporten, offertes en verslagen) en mailings
  • Organisatie en voorbereiding van vergaderingen
  • Beheer ‘Business Travel’ (boeken van vluchten)
  • Bewaken van de huisstijl
  • Eenvoudige vertalingen en/of revisie van teksten, e-mailberichten, enz.
  • Administratieve ondersteuning in auditdossiers (afwerken auditverslagen, opvolgingconfirmatieprocedure, …)
  • Opvolging van de auditplanning
  • Finaliseren (bijlagen toevoegen), elektronisch indienen en registreren van fiscale aangiften en fiches, indienen van jaarrekeningen, aanvullen van opvolgingsrapporten, enz.

Receptie

  • Inkomende en uitgaande telefoongesprekken (in het Nederlands, Frans en Engels)
  • Onthaal en verwelkoming van klanten, nieuwe medewerkers en stagiairs
  • Up-to-date houden van de klantendatabank
  • Behandeling binnenkomende en uitgaande post en faxen
  • Beheer van de centrale mailbox

Office management

  • Economaat (bestellingen kantoormateriaal), beheer en klassement bibliotheek, beheer archief
  • Verdeling van loonfiches, verantwoordelijke checklist bij in- en uitdiensttreding, aanspreekpunt voor HR-aangelegenheden
  • Beheer van de vergaderzalen (reservaties, in orde houden)
  • In orde houden van de keuken, inclusief aanvullen van de voorraad
  • Bestellen van gelegenheidsgeschenken
  • Organisatie kleine interne events en vergaderingen, bestellingen broodjes/lunch
  • Controleren van inkomende facturen en contacten met de interne boekhoudafdeling
  • Contacten met de beheerder van het gebouw, de onderhoudsfirma, …
  • Nemen van initiatieven ter verhoging van de efficiëntie van de kantoororganisatie, opvolgen & opstellen interne procedures
  • Je hebt een relevant Bachelor diploma met enkele jaren succesvolle werkervaring binnen een gelijkaardige functie (of gelijkwaardig niveau door ervaring).
  • Eén van de landstalen is je moedertaal, je beheerst de andere landstaal zowel mondeling als schriftelijk zeer goed en je hebt een goede kennis van het Engels.
  • Je werkt vlot met MS Office (advanced Word, goede basis Powerpoint, minimaal basiskennis Excel).
  • Je bent stressbestendig en kan de juiste prioriteiten stellen in een gevarieerd takenpakket.
  • Je werkt zeer nauwgezet en met oog voor detail.
  • Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en beschikt over een uitzonderlijk sterk organisatorisch vermogen.
  • Je bent vlot en vriendelijk, maar ook vastberaden in de omgang met collega’s en klanten en draagt tegelijk discretie hoog in het vaandel.
  • Organiseren en plannen is je tweede natuur en je weet van aanpakken. Je bent servicegericht.
  • Je neemt graag initiatief, bent leergierig, anticipeert en neemt proactieve maatregelen.
  • Je houdt van werken in een professionele, zakelijke omgeving.
  • Een voltijdse functie voor onbepaalde duur
  • Een gevarieerd takenpakket waar jij meerwaarde kan geven aan het kantoor en ons cliënteel
  • Een professionele en dynamische werksfeer met enthousiaste collega’s
  • Een competitief salarispakket, aangevuld met meerdere extralegale voordelen

Categorie: 

 


Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.